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会社様からよくいただくご相談のひとつに、「社員が業務指示に従わないのだけれども、どうしたらよいか」というものがあります。
社員の業務指示違反を放置することは、会社の業務に支障をきたすだけではなく、周囲の社員の業務を停滞させる、職場の雰囲気が悪くなるといった影響をもたらすため、早急な対応が必要です。
本コラムでは、業務指示に従わない社員への適切な対応方法をご紹介します。
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目次
会社と社員が労働契約を結ぶと、社員には労働契約に基づいて会社の指示に従った労働を誠実に行う義務が発生します。
会社は、指示に従った労働に対してお給料を支払う義務を負います。
そのため、社員は業務指示にきちんと従わなければいけません。
業務指示に従わない行為は、労働契約の違反行為（＝債務不履行）にあたります。
また、業務の効率性を維持するためにも、指示に従うことが求められます。
指示に従わない場合、会社全体の生産性や業務の進行に悪影響を及ぼす可能性があります。
その結果、他の社員にもストレスや負担がかかり、職場の雰囲気が悪化することにもつながります。
したがって、社員には指示に従う義務があるだけでなく、その不履行に対して会社が行動を起こす必要があるのです。
会社は、労働契約を結べばどんな業務指示もできるわけではありません。
業務指示は、業務の遂行にあたって必要な指示・命令に限られます。
業務上の必要性がなく、指示の内容に合理性が認められない、または、不当な動機や目的が認められる業務指示は、違法なものとしてその効力が否定されます。
例えば、組合のマークが入っているベルトを着用して就労した社員に対して、就業規則の書き写しを命じた業務指示が教育訓練に関する業務指示（電電公社帯広局事件・最一小判昭和61年3月13日労判470号6頁）、視覚障害のある高校教員に対して、授業から外して教材研究だけをさせるような業務指示（学校法人須磨学園事件・神戸地判平成28年5月26日労判1142号22頁）は、違法なものとして効力が否定されています。
言い換えると、従業員は、業務指示に①業務上の必要性があり、②指示の内容が合理性を有し、③不当な動機や目的が無い場合には、その指示に従う必要があります。
このように、業務指示に対する適切な理解と評価が必要です。
適切な指示がなされているかどうかは、業務の円滑な進行や社員のモチベーションにも大きく影響を及ぼします。
必要な指示を明確にし、従業員に説明することで、職場の信頼関係を構築することも重要です。
したがって、企業は業務指示の内容を慎重に考えることが求められます。
では、社員が正当な業務指示に従わないとき、会社はどうすれば良いのでしょうか。
対応としては、まずは注意指導を行い、改善されなければ懲戒処分を行うというステップを経るというものが望ましいです。
解雇は、複数回の懲戒処分を経ても態度が改善されない場合、はじめて検討することになります。
【図２】会社の指示に従わない社員への対応ステップ
懲戒処分の有効性は、
(ⅰ)就業規則上に根拠があること
(ⅱ)懲戒事由に該当する事実があること（客観的合理性）
(ⅲ)懲戒処分が相当なものであること（社会的相当性）
の３点を満たす場合に認められます。
また、解雇の有効性は、(a) 解雇に客観的合理的理由があり、(b)社会通念上相当である場合に認められます。
注意指導をしないままいきなり懲戒処分や解雇をしてしまうと、本人に改善の機会を与えなかったとして、懲戒処分や解雇の相当性が否定される可能性があります。
そのため、まずは注意指導を行い、本人に改善の機会を与える必要があります。
注意指導は、単に指摘するだけでなく、具体的にどの部分が問題であるかを明確に示し、改善に向けた具体策を提示することが重要です。
また、指導にあたっては、感情的にならず、冷静かつ客観的に行うことが求められます。
このように、会社が適切な対応を行うことで、社員の意識を高め、業務の円滑な進行を図ることが可能になります。
企業は、社員とのコミュニケーションを大切にし、指示内容や期待される成果についてしっかりと伝えることが必要です。
使えない社員が業務に及ぼす影響は大きく、チーム全体の生産性や士気に悪影響を与えることがあります。
彼らの業務指示違反や遅延は、プロジェクトの進行を滞らせ、他の社員に不要な負担をかけることになります。
このため、早期の注意指導と適切な対応が求められます。
使えない社員の特徴には、仕事に対する意欲が低い、指示を理解できないことが多い、期限や約束を守らない、同じミスを繰り返す、そして周囲とのコミュニケーションが不足していることが挙げられます。
これらの特徴がある社員は、業務に支障をきたし、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼすため、早期の対応が求められます。
注意指導を適切に行うためには、いくつかのポイントがあります。
まず、指導を行う際には、その都度リアルタイムで行い、具体的な業務指示違反を特定することが重要です。
また、指導の内容は、相手の人格を否定しないよう配慮し、建設的に進めることが求められます。
このように、注意指導は丁寧に行うことで、社員の理解を深め、改善を促す効果があります。
注意指導を行う際のポイントは以下のとおりです。
さらに、指導後は改善状況を確認し、必要に応じてフォローアップを行います。
これにより、指導が一回限りで終わらず、実際の改善につながることが期待できます。
また、社内での信頼関係を保持するために、指導の際には相手の意見に耳を傾けることが重要です。
これにより、円滑なコミュニケーションが生まれ、問題解決につながる可能性が高まります。
業務指示違反があった場合、その都度注意することが大切です。
違反行為から指導までに時間が空いてしまうと、社員側は「どうしていまさら注意指導をされたんだろう？」と思い、反発する可能性があります。
この反発が、社員と上司との対立を生むことにもつながるため、迅速な対応が不可欠です。
また、注意指導を重ねて懲戒処分や解雇に踏み切った場合に、裁判所からも「どうして注意指導まで時間が空いているのだろう？そこまで問題のある行為ではなかったのではないか」と思われてしまい、懲戒処分や解雇が重きに失すると判断される可能性もあります。
このように、迅速で継続的な注意指導は、社員の行動改善だけでなく、企業の法的リスクを軽減するためにも重要です。
粘り強く、その都度注意していくことが大切です。
社員の業務指示違反は、労働契約の債務不履行であり、懲戒処分や解雇の客観的合理性を基礎づけるものです。
そこで、注意指導の際は、どのような指示に対してどのような指示違反があったのかを具体的に示す必要があります。
例えば、打ち合わせに遅刻したケースで、ダメな注意指導例・良い注意指導例を比べてみてみましょう。
【ダメな例】
●●さん、社会人として遅刻はしてはいけないことです。きちんとしてください。
ダメな例では、いつどこにどのくらい遅刻したか分からず、社員の業務指示違反行為が、どのくらい問題のある行為なのかが分かりません。
【ダメな例】
●●さん、社会人として遅刻はしてはいけないことです。きちんとしてください。
ダメな例では、いつどこにどのくらい遅刻したか分からず、社員の業務指示違反行為が、どのくらい問題のある行為なのかが分かりません。
【良い例】
●●さんは、当社の顧客である●●会社との●月●日午前●時より顧客先で行われるMTGに出席して司会進行を行う予定でしたが、1時間遅刻して会場に到着しました。
司会進行が不在のため、打ち合わせの時間全体が後ろ倒しになり、本日の議題の●●の点の検討ができませんでした。
その結果、●●という影響が発生しました。
遅刻によって顧客からの信頼を失うことになりますので、今後遅刻はしないようにスケジュールを確認する・手帳に書くなど徹底してください。
良い例では、遅刻した日時や遅刻の程度が具体的に特定されており、どのくらい問題のある行為なのかも分かりやすくなっています。
また、社員の業務指示違反によって、会社がどのくらいの損害・影響を受けたのかも明確です。
さらに、遅刻を改善するための具体的な方法も示されており、会社が社員に改善の機会を与えたことも分かります。
このように、業務指示違反の行為は具体的に特定する必要があります。
特定の際には、５Ｗ１Ｈ（いつ、どこで、だれが、何を、なぜ、どのように）を意識すると良いでしょう。
加えて、具体的な状況を詳述することにより、社員は自らの行動の影響を理解しやすくなり、改善に向けた意識を高めることが期待できます。
指導が具体的であればあるほど、社員は自分が何を改善すべきなのかが明確になり、実践につなげやすくなります。
その結果、業務全体の効率化やチーム内の信頼関係の向上にも寄与することとなります。
注意指導が本人に改善の機会を与えるものであることは、先に述べた通りです。
懲戒処分や解雇は注意指導を積み重ねて行われるものなので、注意指導は必ずメールやチャットなど記録に残る形で行う必要があります。
記録を残すことにより、後々のトラブルを避けるための有力な証拠となります。
また、業務指示違反が複数見受けられる場合は、注意指導書を交付することも有用です。
この際、注意指導書には具体的な指摘内容と改善すべき点を明記し、本人が理解できるよう配慮することが重要です。
注意指導書を用いることで、指導内容が明確化され、今後の行動改善に向けての指針となります。
このように、注意指導は単なる指摘ではなく、改善へ向けた具体的なステップを示すための重要な手段です。
注意指導はあくまで業務指示違反に対して行うものです。
注意指導を行う際は、ついつい熱が入ってしまいがちですが、社員の人格を非難する・名誉を毀損するような言動はパワー・ハラスメントに該当する可能性があるので、絶対にしてはいけません。
注意指導は、あくまで業務の改善を目的としたものであり、感情的になってしまうと本来の目的が損なわれてしまいます。
そのため、注意指導の際には冷静さを保ち、指摘内容が業務に関連するものであることを明確にする必要があります。
また、改善を促すための指導であることを忘れず、建設的な対話を心掛けることが重要です。
相手を否定するのではなく、共に解決策を見出す姿勢を持つことが、良好な関係を築く鍵になります。
業務指示に従わない社員の対応は弁護士に相談すべき
以上のとおり、業務指示に従わない社員に対しては、まずは注意指導を行うことが大切です。
注意指導は社員の業務態度の改善を目的とするものですが、方法を間違えると社員の態度が悪化してしまう、パワー・ハラスメントに該当してしまうこともあります。
そのため、具体的な指導内容や対応方法については、専門的な知識を持つ弁護士に相談することで、リスクを軽減することができます。
弁護士は、事例ごとの適切な対応や法律的な観点からのアドバイスを提供してくれるため、無用なトラブルを避ける手助けになります。
また、法律相談を通じて業務指示の適法性や手続きについて確認し、より効果的かつ合法的な手段での対応を考えることができます。
このように、業務指示に従わない社員の問題に直面した場合には、専門家の助言を仰ぐことが賢明です。
よくある質問では、社員の業務指示違反やその対応に関する具体的な疑問にお答えします。
社員が納期を守らなかった場合や、指導を受けた社員からの反論への対処についてなど、実際の業務で直面する問題に対する具体的なアドバイスを提供します。
これにより、企業が適切な対応を行うための参考にしていただければと思います。
使えない社員への具体的な対策は、まず業務指示に従う義務を再確認させ、注意指導を行うことから始まります。
具体的な行動改善を促すために、業務指示違反の内容を明確にし、必要に応じて専門家の助言を得ることも重要です。
これにより、社員の意識改革を図り、業務効率を向上させる手段を講じることが可能になります。
【回答】
業務指示違反の内容次第では、懲戒処分・退職勧奨を行うことも考えられます。
上述の記載は、日常的に発生する細かな業務指示違反を想定しています。
Ｑ１のように１つの行為の悪質性が非常に大きいケースでは、その行為に対して懲戒処分や退職勧奨を検討することも可能です。
この場合、まずは具体的な事実を整理し、業務指示違反の影響を明確にすることが重要です。
その際、違法・無効な懲戒処分や退職勧奨にならないように、弁護士に相談したうえで行うことをお勧めします。
注意指導をしないまま懲戒処分を進めてしまうと、後にトラブルが生じる可能性が高まります。
よって、適切な手続きを踏むことが、企業を守るための第一歩となります。
回答】
社員に対して、業務指示が正当なものであることを端的に示しましょう。
注意指導の際、社員の主張全てに反論する必要はありません。
業務指示に業務上の必要性・合理性があることを端的に示せば十分です。
会社の運営においては、効率的かつ円滑な業務遂行を確保することが求められます。
そのため、経営方針や業務手順の正当性を説明することで、社員の理解を得る努力が重要です。
それでもなお、社員が業務指示に従わない場合は、その態度に対して注意指導を行い、懲戒処分などを検討することになります。
この際、注意は感情的でなく具体的な行動について行い、問題解決を促す姿勢を持つことが大切です。
社員の業務指示違反が続く場合は、業務の効率や業績に深刻な影響を及ぼすため、適切な時間内に問題を解決する必要があります。
更に、必要に応じて専門家に相談し、法的リスクを回避しながら進めることも検討すべきです。
業務指示に従わない社員への対応は、法律的な観点からも慎重に行う必要があります。
専門家である弁護士に相談することで、適切な手続きやリスク管理のアドバイスを受けることが可能です。
法律相談を通じて、労務問題に関する正確な情報を得ることができ、企業としての法的リスクを軽減するための有効な手段となります。
社員は業務指示に従う義務を負います。
しかし、業務指示に従わないことをもって直ちに会社を辞めさせるという発想は危険です。
まずは注意指導を繰り返し、社員の勤務態度の改善を図る必要があります。
それでもなお態度が改善されない場合にはじめて、解雇・退職勧奨を検討することになるでしょう。
このように、適切な手続きを経て問題解決を図ることが、企業としての責任とも言えます。
労務問題に詳しい専門家の助言を受けることで、より良い対応を取ることができるため、法律相談を活用することも一つの選択肢です。
問題社員への対応は慎重に行う必要がありますが、適切な方法を用いれば、企業の円滑な運営と職場環境の改善につながることを目的とすることが重要です。
使用者側の労務トラブルに取り組んで40年以上。
700社以上の顧問先を持ち、数多くの解決実績を持つ法律事務所です。
労務問題に関する講演は年間150件を超え、問題社員対応、残業代請求、団体交渉、労働組合対策、ハラスメントなど企業の労務問題に広く対応しております。
問題社員の対応には、法的リスクを把握し、適切な手続きを踏むことが重要です。
社員の業務指示違反に対しては、迅速かつ具体的な注意指導を行うことが求められます。
また、指導を記録に残すことや、必要に応じて専門の弁護士に相談することで、企業の立場を強化することができます。
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弊事務所は、労働問題一筋、使用者側の労働問題に特化し、日頃の人事労務管理の諸問題から労働組合対応のアドバイス、労働事件争訴遂行−個別労働・団体労働・労働災害等−と、広く労働法分野のお手伝いをしてまいりました。士業の先生からのご紹介案件も多数引き受けており、今後も様々な士業の先生方とご一緒にお仕事をさせていただきたいと考えております。弊事務所では、より一層士業の先生方のニーズに応えられるよう、以下のようなリーガルサービスを提供しております。
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この記事の監修者：中村景子弁護士
杜若経営法律事務所 弁護士
弁護士 中村景子（なかむら けいこ）
【プロフィール】
中央大学法科大学院卒業。令和元年弁護士登録、令和２年杜若経営法律事務所入所。
使用者側（会社側）の人事労務問題（ハラスメント、未払残業代請求対応、労働組合・団体交渉対応、労災対応、解雇紛争、外国人労働者に関する問題等）を専門に取り扱っている。
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